Appointment Scheduler (2024)

We are seeking an experienced and highly organized Medical Appointment Scheduler to join our team at our Tampa office. In this crucial role, you will be responsible for managing patient appointments, ensuring efficient scheduling, and providing exceptional customer service.

Responsibilities:

1. Schedule appointments: Accurately schedule patient appointments based on physician availability, appointment types, and patient preferences, ensuring optimal utilization of resources.
2. Patient communication: Professionally communicate with patients, providing appointment details, reminders, and addressing any scheduling-related inquiries or concerns.
3. Calendar management: Maintain and update physician schedules, block off times for hospital rounds, meetings, or other commitments, and coordinate scheduling across multiple providers or specialties when necessary.
4. Data entry and recordkeeping: Accurately input and update patient information, appointment details, and any relevant notes in the electronic medical record (EMR) system.
5. Cancellation and rescheduling: Handle appointment cancellations and rescheduling requests promptly and efficiently, minimizing disruptions to the clinic's workflow.
6. Collaboration: Work closely with clinical staff, physicians, and other administrative personnel to ensure seamless coordination of patient care and scheduling processes.
7. Policy adherence: Adhere to clinic policies, procedures, and regulations related to patient confidentiality, HIPAA compliance, and scheduling protocols.

Qualifications:

1. High school diploma or equivalent; additional medical office training or certification is preferred.
2. Minimum of 1-2 years of experience in a medical office setting, preferably in appointment scheduling.
3. Proficient in computer skills, including familiarity with electronic medical record (EMR) systems and scheduling software.
4. Excellent verbal and written communication skills, with the ability to interact professionally with patients and staff.
5. Strong organizational and multitasking abilities, with attention to detail.
6. Ability to handle sensitive information with utmost confidentiality and discretion.
7. Problem-solving skills and the ability to work under pressure in a fast-paced environment.

Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

Avis de confidentialité

Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

• Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
• Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
• Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
• Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
• Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

• les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
• les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
• l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
• d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.